Правила планирования для идеального дня

 «Не бывает универсальных методик»

Это, пожалуй, главное, что необходимо помнить всегда о планировании и эффективной трате своего времени: универсальных методик нет. Потому необходимо для начала проанализировать самого себя, определить даже такие вещи для себя, как своя миссия и базовые ценности, определить свои сильные и слабые стороны, а также свой психологический типаж.

Есть люди креативщики и интеграторы, есть исполнители и проджект-менеджеры. Соответственно, эти люди обладают разными навыками, различными миссиями и целями.

Распределение ценностей, целей работы и отдачи от нее нужно для того, чтобы уничтожить либо же максимально нивелировать вашу прокрастинацию, очень важно определить собственные ценности. У наемного сотрудника, который работает в офисе или на конвейере, у политика, общественного деятеля или предпринимателя будут разные ценности и цели. Соответственно, у каждого будут собственные системы управления временем и своей эффективностью.

«Простых ответов не бывает, необходимо пробовать»

Разобравшись с собой и поняв, к чему у вас есть склонности, необходимо также определить и свой психофизиологический типаж, пройти множество различных психологических тестов, как пример можно привести MMPI. И не стоит брезговать вообще никакими тестами, это могут быть соционика или психософия, или тесты Афанасьева, или еще что-то другое. Лишней информации для умного человека нет, любые сведения помогут в итоге еще лучше понять себя, определить свой путь и ценности. Самое главное – получить для себя мотивацию на большие свершения и не бояться этих свершений. Совершенные планы часто проваливаются только лишь из-за того, что люди боятся взять на себя ответственность и начать работать.

Как только вы поймете свою миссию и цели, а также разобьете свои планы на дедлайны – вы достигнете 50% успеха. Примерно 30% составляют четкое понимание своего психофизиологического типажа, определение времени максимальной производительности труда. Наконец, оставшиеся 20% составляют уже конкретные лайфхаки планирования, вот их можно заимствовать у успешных людей. Ниже мы делимся некоторыми из таких лайфхаков.

1. Необходимо мыслить глобально, но действовать локально

Вы осознали миссию и сформулировали видение? Тогда вы можете приступить к стратегическому планированию: оно состоит в том, чтобы определить, каким именно образом двигаться вперед, а также составить долгосрочный план на пятилетку, год, квартал и месяц.

Далее можно переходить к следующему уровню — к управлению проектом. Необходимо составить четкий набор работы на месяц, а также на неделю и даже на день, быть при этом гибким и обладать умением менять график и задачи, в зависимости от внешних обстоятельств, которые легко могут измениться. В изменениях графика работы нет ничего страшного, самое главное, чтобы причиной такого изменения была не прокрастинация, а какие-либо объективные обстоятельства.

2. Классификация дел и встреч

Все мероприятия можно поделить на три группы, обозначив их по цвету: зеленые, красные и желтые. Красные можно связать с внешними дедлайнами, или, к примеру, со встречами высокого уровня, с мероприятиями, которые невозможно отложить, или с регулярными мероприятиями. В общем, это все, что является наиболее важным.

Следующий уровень — желтые мероприятия и задачи, включающие встречи с важными людьми и некоторые внутренние дедлайны. Это может быть что угодно, самое главное, что такие мероприятия планируются минимум за трое суток.

Третий уровень — наиболее гибкие задачи и мероприятия, назначаемые накануне или день в день, обычно это задачи небольшой важности.

Соответственно, в календаре вы сначала фиксируете красные задачи на самый длинный срок – на год, на месяц или же на неделю. Между красными расписываются желтые мероприятия, а между ними уже втискивают зеленые. И, соответственно, из-за зеленых нельзя сдвигать желтые мероприятия и задачи, а из-за желтых – красные. Это все очень важно.

3. Разделять срочное и важное и избегать срочного

Встречи и дедлайны также нужно делить на срочные и важные. При этом, в идеале лучше ничего срочного вообще не допускать, потому что любой срочный момент — доказательство неправильного планирования. Так что необходимо уходить от срочных встреч, также как и от расхожих формулировок «это должно было быть сделано вчера». Чем вы лучше планируете, тем лучше вы контролируете ваше время.

4. Параметры личной эффективности

Какими из параметров личной эффективности можно управлять? Это, прежде всего, ваши время и энергия, а также сосредоточенность на одном определенном деле. Некоторые творческие люди могут управлять еще и своим вдохновением. Но чтобы управлять этим, нужно находиться в продуктивном физическом, эмоциональном и интеллектуальном состоянии.

5. Правильный сон очень важен

Нужно всегда помнить, что любое недосыпание приводит рано или поздно к потере продуктивности, возможности концентрироваться, потере энергии, а также к потере возможности испытывать вдохновение и творить. Так что качество сна важно, в особенности для творческих людей.

Экспериментальным путем можно определить, являетесь вы «совой» или «жаворонков», а также установить наиболее продуктивное для себя время работы. Соответственно и нужно установить время, когда нужно ложиться спать. Стоит отметить, что даже «жаворонкам» наверняка будет сложно ложиться спать в 21.00, зато в 22.00 и позже – вполне возможно.

Еще один важнейший момент – минимум за час до отхода ко сну нужно отключать гаджеты. Не нужно также смотреть телевизор за час до сна, это позволит вам не перегружать нервную систему и быстрее засыпать. Также нужно оптимально распределить свои режимы питания. Для многих людей важнейшим является завтрак, насыщающий организм углеводами, а обедать они предпочитают не позже 18.00 – вполне логично, ведь на полный желудок спать сложно. Еще одна важная особенность – необходимо есть больше фруктов и овощей, желательно, чтобы они вообще составляли 50% вашего рациона – тогда вы сможете высыпаться за более короткое время.

Нужно помнить и о том, что входить в сон необходимо постепенно. Кто был в детском саду или пионерском лагере, те прекрасно знают, что в салочки перед отбоем никто не играет.  А еще обязательно необходимо проветривать комнату, ведь небольшое количество кислорода не позволяет нормально выспаться, при этом увеличивается продолжительность, но никак не качество вашего сна.

Современные компьютеры позволяют для быстрого засыпания использовать «белый шум», такой, например, как звуки дождя. «Включать дождь» можно на два-три часа, это позволит вам быстро засыпать и просыпаться в итоге свежим и бодрым.

Идеальное место для сна можно описать словом «пещера» - там должно быть тихо, прохладно и темно. Можно открывать на всю ночь окно, а если мешает шум с улицы, то можно спать в берушах. К берушам можно быстро привыкнуть, самое главное, чтобы они были эргономичными и мягкими, причем беруши можно делать и на заказ.

 6. Необходимо правильно просыпаться

Самый лучший вариант – это когда получается просыпаться без будильника, его использовать лучше только тогда, когда приходится поздно ложиться и вставать непривычно рано. Оптимальный же вариант – просыпаться с помощью изменения освещенности. Летом можно оставлять щели между шторами, что позволит комфортно встать в 5.30-6.30. Зимой же, или если вы встаете позже рассвета, можно пользоваться будильником, имитирующим рассвет – такой будильник представляет собой большую лампу, которая постепенно изменяет свет от красного к белому.

Момент пробуждения является очень важным, потому что именно в это время связь между сознанием и подсознанием особенно сильная. Во сне может приходить множество важных мыслей. В течение дня различные данные откладываются в мозгу, и в итоге в какой-то момент, обычно это происходит в пограничном расслабленном состоянии между явью и сном, приходят необходимые вам озарения.

Часто это происходит утром, поэтому лучше не спешить вставать, а дать себе минут 10-15 провести в пограничном состоянии, прислушиваюсь внимательно к собственным мыслям. 

Спать вы также можете и днем. Очень эффективный метод – короткий дневной сон минут на 20. На такое время можно заснуть где угодно, дома, в офисе или даже в парке. Лучше для такого сна активировать белый шум, надев наушники. Отличный вариант, потому что дневной сон очень хорошо увеличивает эффективность.

7. Максимально правильно использовать утренние часы

Очень хорошо, если вы имеете возможность начинать свое утро со спорта, к примеру, с пробежки, с велосипедной или даже с пешей прогулки. Во время утреннего занятия спортом можно также слушать аудиокниги, в особенности если вы хорошо на слух воспринимаете информацию. Желательно, кстати, примерно час в день уделять потреблению новой информации, и для этого аудиокниги подходят отлично.

Отметим, что для многих наиболее продуктивные часы работы – время после завтрака, когда человек бодр, хорошо выспался и получил утреннюю долю углеводов. Если вы относитесь к этим людям, то именно на это время и стоит планировать все самое важное – принимать решения и изучать аналитику, писать статьи и книги, а также иные новые материалы.

Дальше на протяжении дня уже можно ставить для себя определенные задачи, ориентируясь на собственный ритм. Вы должны знать время в течение дня, когда вы бываете максимально сфокусированы, и на это время нужно ставить наиболее сложные задачи. На те периоды, когда вам тяжело сосредоточиться, стоит планировать рутинные дела.

8. Лучше всего не использовать стимуляторов

Как пример – не употреблять кофеин, за исключением наиболее критических случаев. Как уже доказали исследования, кофеин подавляет гормон, помогающий человеку просыпаться.

Также тем, кто работает головой, важно отказаться от алкоголя, потому что алкоголь мешает думать длинные и непрерывные мысли. При том, что именно во время такого процесса часто совершаются настоящие прорывы.

9. Необходимо полностью исключить и отвлекающие факторы

Основной такой фактор — смартфон. Лучше выключить все анонсирующие звуки вашего телефона, за исключением входящих звонков, проверять email только два раза в день, а WhatsApp стоит проверять не чаще одного раза в час. В принципе, это даже можно делать пореже.

Также стоит отключать телефон после 8-9 часов вечера и не включать его сразу, по крайне мере, не включать на протяжении одного часа после того, как вы проснулись. Таким образом вы получаете возможность войти в день, ни на что не отвлекаясь.

10. Пользуйтесь планировщиками задач

Как пример можно привести бесплатное приложение To-Do, оно позволяет создавать задачи в соответствии с конкретными категориями, такими как «Работа» или «Семья», также вы можете планировать ваши личные дела, определять приоритеты, ставить время исполнения задач. Приложение также удобно тем, что позволяет передать абсолютно любую задачу коллегам при помощи электронной почты, указав сроки выполнения задачи.

Очень ценно то, что To-Do позволяет проводить синхронизацию информации на телефоне и ПК, плюс приложение является кросс-платформенным (есть версии под iOS, Android и Windows). Хорошей альтернативой также является и приложение Any.do.

11. Оптимизируйте ваши перемещения в пространстве

Бывает, что человек работает какой-то день только в офисе, или только на выезде. Очень важно не смешивать такие дни, чтобы не тратить драгоценное время на перемещения. При поездке в транспорте можно использовать телефон для какой-то работы, которую можно делать с его помощью.

Напоследок отметим одну из слабостей современных людей – мультизадачность. Лучше отучить себя делать сразу несколько дел одновременно, потому что переключение между задачами также отнимает время. Важно работать над концентрацией и учиться сосредотачиваться на одном деле.